Veranstaltungen planen, von der Anfrage bis zum Abbau.

Wer Technik braucht, füllt euer Anfrageformular aus, ohne Konto. Ein Team kann bis zu 20 Formulare haben, etwa eines für Gottesdienste und eines für Schulveranstaltungen, jedes mit Dauerlink und QR-Code. Nehmt ihr eine Anfrage an, wird daraus ein Event im Entwurf.

Fragebögen für Veranstaltende baut ihr im Baukasten selbst. Schlagen sie Probentermine vor, werden daraus mit einem Klick zugehörige Events.

Eine Event-Vorlage bringt Positionen, Aufgaben, Checklisten, Material und Ablaufplan mit. Jedes Event lässt sich als Vorlage speichern oder duplizieren, dann ohne die Zusagen.

• Serientermine aus einer Vorlage, wöchentlich oder monatlich
• „Dieses und alle folgenden ändern“ und „Serie beenden ab Datum“
• Termine wie Teamtreffen, Briefing oder Einweisung als schlanke eigene Art

Aufbau, Probe und Abbau hängen als zugehörige Events am Hauptevent, auch an mehreren, etwa ein Aufbau für zwei Aufführungen. Die Dienstzeit der Technik ist von der Zeit des Events getrennt: Technik ab 8:30 Uhr, Beginn um 10 Uhr.

Fünf Status zeigen, wie weit ihr seid: Entwurf, Planung, Bestätigt, Abgeschlossen und Abgesagt. Einen Entwurf sieht nur die Leitung.

Was geplant ist, steht dort, wo die Crew nachsieht.

• Kalender als Monat, Woche und Agenda, dazu eine Liste mit dem Filter „nur meine“
• Zugesagte Dienste als Abo in jeder Kalender-App
• Tagesplan als Seite und PDF mit Crew-Calls, Ansprechpersonen, Anfahrt, Schlüsseln und Crew
• Wetter für die Dienstzeit samt Warnungen des Deutschen Wetterdienstes, wenn das Event draußen stattfindet

Wer nur bei einem Event hilft, bekommt als Gast Zugang zu genau diesem Event, auf Wunsch befristet. Für Mitwirkende wie Chor oder Band gibt es Info-Seiten, an die die App per Mail erinnert.

Partner-Teams planen ein Event gemeinsam: Ein Team führt, jedes behält seine eigene Crew. Nutzt ein anderes Team zur selben Zeit denselben Ort, weist die App darauf hin.